発想するリーダー宣言!

リーダーシップ、ライフハック(仕事術)、Webマーケティングをつづるkurakakeyaのライフログ

10部門20人が集まって新商品の企画ブレインストーミングをした。主催のプロデューサーにファシリテーションの入れ知恵をあらかじめしておいたので、時間配分もしっかりしたアジェンダを作ってきた。アイデア手法も取り入れ、PostItも用意した。ファシリテーション宣言をして始まったが、さっそく「それは聞いていない」と攻撃的な発言。そのわきではパソコンでメールを見ている人。

そこで、しゃしゃり出て、まずアジェンダを模造紙に書き出して、壁に張り出した。常に見えるようにすることで、時間と会議の流れを意識させる。タイムキーパーの役割の人も選出した。アジェンダにそって会議の残り時間を言わせる。会議の目的・目標、対象の範囲を確認して、同様に模造紙に書き出す。これも常に見えるようにすることで、意識付けする。

議題や対象からずれた発言に対応するために、一時的に棚上げにする「パーキングロット」というものをつくった。そうした発言は、この会議では会議進行を妨げるので後で検討することにする。模造紙を1枚張り出して、そういう発言が出たときは、そこに書き出す。これをつくることで、発言者は後で議論する機会をもてるので、気持ちが収まるし、議論の脱線を防ぐことができる。

それから「会議の基本ルール」を決める。これは当たり前なことなのだがやってみると、効果的だ。
 全員参加でブレインストーミングしよう
 携帯電話はマナーモードにしよう
 パソコンはメモに使うのはいいが、メールを見たり、内職するのはやめよう
 休憩は一斉にとるので、時間中の出入りはやめよう
 他人の意見を非難、批判する発言はやめよう
 役職や立場を出した発言はやめよう
こういうことをはっきりと打ち出して明確にすることで、全員が会議に集中して参画できるようになり、攻撃的な発言もなくなった。

アジェンダどおりの時間で会議は進行し、アイデアもいろいろとでて、全員が合意する形で、結論もだせた。さすがに、ファシリテーターは難しく、訓練をしないとファシリテーションの本の事例にあるような議事進行は難しいが、
1)アジェンダをつくり時間を守る
2)目的・目標・期待する成果を明確にする
3)役割を決める
4)パーキングロットをつくる
5)基本ルールを合意できめる
ことは効果的で、有意義な会議ができると実感した。

今回は時間が足りなくて、振り返りができなかったが、振り返りをすれば、完璧だったろう。

会議にファシリテーションを導入する。

利点は
1)参加者全員が集中して積極的に会議に参画する
2)権限のある人、知識の豊富な人、声の大きな人が会議をコントロールすることを防げる

ポイントは、
1)会議の進行を事前に設計
2)ファシリテーターを立てて中立の立場で会議進行を専任

実際の方法は、
1)会議の目的、目標、期待する成果をあらかじめ明確にし共有する
2)役割を決める
3)意思決定の方法と意思決定者を確認する
4)事前にアジェンダを作る
5)会議の基本ルールを決める
6)終わりに振り返りをする

1)会議の目的、目標、期待する成果を明確にして共有する

2)役割を決める(ファシリテーター、書記、タイムキーパーなど)
ファシリテーターが中立の立場で議事進行する

3)意思決定会議の時は意思決定の方法と決定者を決める。決定者は必ず出席してもらう

4)アジェンダを作り、事前配布する
アジェンダには時間配分を明記し守る

5)会議のルールを決める
ファシリテーターが提案し、全員で議論して決めて書き出す

6)振り返りをする
終わりに良いところと、次回は直したいところを振り返る


自戒のために。

1)リーダーは深刻になってはいけない
メンバーは不安になる

2)リーダーはあたふたしてはいけない
メンバーは軽蔑する

3)リーダーはメンバーの仕事を取ってはいけない
メンバーはやる気を無くす

4)リーダーは思いつきでモノを言ってはいけない
メンバーは混乱する

5)リーダーは自ら動かないといけない
そうしないとメンバーからの信頼を失う

リーダーはオーケストラの指揮者だ。メンバーのあらゆる強みを発揮させるとともに、あらゆる弱みを消し去るのだ。(マネジメント/P.F.ドラッカー)

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