ケリー・グリーソンの「なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣」を読んでいます。ビジネス・テクノロジー協会が過去15年にわたって獲得した時間節約のためのアイデアと行動指針いわばライフハックが書かれています。

毎日メールの処理に悩まされているので、メールの部分が気に入りました。自分なりにアレンジして実践中です。

1)メールを処理する時間を決める

メールソフトを立ち上げたままにすると新しいメールが来る度に急かされて、作業中の仕事の効率が落ちます。メールを処理する時間を決めてその時間に集中的に処理します。さすがに1日1回では即時性を発揮できないので、朝、昼、帰宅前の3回程度で時間を予約してスケジュールに入れてしまいます。その時間以外はメールソフトを起動しません。

2)端から機械的に「すぐやる」

この本のポイントは「すぐやる」です。メールを見たらやるべきことを先延ばしにせず、片っ端からすぐにやっていくのです。意を決して、初めて読んだときにすぐ取りかかるのです。無理だと思っていましたが、実際やってみるとできました。以前は後回しにしたことを優先度など悩まずにとにかく片っ端からやってしまいました。するとやれてしまうのです。後回しにすると、そのメールを後でまた読まなければなりません。時間のムダです。やってしまうとすっきりします。「望ましい速さで行動できないのは、その業務が極端に難しいからではなく、むしろ、可能なときには必ず先延ばしをするのが習慣になっているから」これですよ!

3)メールのちょっとしたコツ
・件名だけでわかるように件名をはっきり書く
・最初に趣旨を簡単に書く
・1通につき話題をひとつに限定する
・無礼で心ない人たちが相手のときも礼儀正しく、寛大に