1)見える化する
・どこにあるのか
・いつの情報か
・誰が使っているのか

2)捨てる
・情報の過多が弊害
→紙ファイルは保管場所問題で定期的に整理整頓されたが電子化された情報はそのままになりがち
→たくさんありすぎてどれを見たらいいのか?
・整理整頓→まず「必要度」で捨てる。次に「重要度」でアーカイブする。最後に「活用度」の高い情報を使いやすくする。

3)分類する
・職種で分けた「場」をつくり、その単位で分ける
・フォルダ分類よりもインデックス分類(タギング)

4)活用させる(尻を叩く)

・ターゲット毎に問題を抽出し活性化策を個別に考える
・チェックして上手くいっていないところを指摘してやらせる

5)定型化する
・定型化できるものはすべて定型化する
→テンプレートを作る
・誰でも出来るようにワークフローを図式化する
→文書フォーマットを決める(フォントさえも)
・ベスト・プラクティスを他に活用できるようにテンプレート化する

6)専門家FAQを作る
・編集部をつくり、インタビューして吸い上げる
・アレキサンドリアン・フォームで文書化する

アレキサンドリアン・フォーム
【質問】
1.状況・背景
「〜という状況で、」
2.問題
「〜が問題となっており、」
3.影響
「〜という影響がでている。」
【回答】
1.解決策
「〜しなさい。」
2.結果
「そうすると〜になります。」
3.論理的根拠
「なぜならば〜だからです。」

●参考資料
この情報共有が利益につながる/吉田健一(リアルコム)