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効果的な会議のポイントは、2004年に書いた「定例会は必要か」にあるように、役割を決めることだ。(この記事は古いのだが、未だに検索でよく読まれている。それだけ定例会議に悩んでいる方が多いのだろう)


主な役割は

1ファシリテーター(司会進行):ファシリテーターは中立的な立場で、会議進行、整理をする。

2タイムキーパー:アジェンダどおり時間が進むように時間のチェックをして、残り時間を宣言する。

3書記:会議議事録を作る専任者。

です。


話し言葉での人の理解や解釈は、思ったほど一致していないことが多い。だから会議が無駄にならないように議事録を共有して確認を取ることが必要だ。


議事録はできるだけすぐに共有しなければならない。時間が経てば議論の内容も忘れてしまうものだ。言った言わないの無益な議論を生んだり、会議の結果でやるべきこと、アクションプランもなかなか実行されなかったりする。


そのためには議事録の専任者を決めておくとよい。ファシリテーターは会議の進行に専念する。議事録は、専任者に任せ、会議の記録を取ってもらう。会議終了後にその記録を元に早急に議事録を作ってもらう。専任者は、記録をするので、会議での発言は難しいだろう。新人などに担当してもらうのがよい。新人は会議ではなかなか発言はできないが、会議に参加して議事録を書かせると教育にもなって効果的だ。


定例会は必要か

http://kurakakeya.livedoor.biz/archives/9975842.html


2020/01/10