IT系のフォーラムで発表するプレゼンの草稿です。何回かに分けて書きます。
「小さい組織のひとり情シス」
〜低予算で実現するDX〜
その6
【低予算で実現する DX】つづき
3)カスタムシステムから汎用システムヘ
テレワークになりましたが、会計ソフトはオフィスのサーバーにインストールされていました。そのため経理担当は出社を余儀なくされました。この機会に、クラウド会計に乗り換えしました。
カスタムシステムは、思い通りの仕様で作れるので、選びがちですが、デバッグやメンテナンス、セキュリティを考慮すると、良い選択肢ではありません。汎用システムを使って、使う方を合わせていくことも DX なのです。
4)メールからチャットヘ
ビジネスコミュニケーションは、チャットが良いと常々思っています。
「デジタル(オンライン)の中で仕事をする」DXでは、スマートフォンを活用するわけですが、メールよりもチャットの方が適しています。
メールはいつの間にか定型句や形式的なマナーが必要になってきました。スパムも混じるようになり、メーラーによっては大事なメールも迷惑メールフォルダに入れられて気が付かないことがあります。
チャットでおすすめなのは Slack です。チャットの経験がある人は、Slack にもわりとすんなり入ってこれるのですが、メールしかできない人は、なかなか入ってこれません。せっかくSlackを立ち上げても、仲間はずれになってしまいます。
チャットは文面が短く、形式的マナーよりもコミュニケーションそのものが重要になり、スピードも速いので、効率的にやりとりできます。そうした利点からもDXの第一歩はチャットの導入だと思います。
5)ハードディスクからクラウドドライブへ
だんだん文化を破壊していくので、ハードルが上がっていきます。
資料はパソコンのハードディスクに整理するのはやめます。Google Workspace を使って、クラウドに保存するのです。
ファイルを探したり、フォルダを使って整理するのは、けっこう時間を食います。最初から文書はハードディスクに作らないでクラウドで作るのです。
ファイルの情報は検索で探します。ネットで Google 検索するのと同じです。
メール添付で資料を送ると、さまざまなバージョンが残ります。違うバージョンの資料で議論をして話が合わないこともあります。クラウドに最新版を置いてリンクを共有すれば、そんなムダなやりとりはなくなります。
2021/08/03
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