月1回のメンバーを全員集めて、メンバーの情報共有のためと確認のために定例会をしている。

メンバーが一人ひとり、現在の業務や問題点などを報告するのだ。しかしながら僕は定例会が嫌いだ。情報共有は与えられるものではなく、自ら取ってくるものだと思うのだ。とはいっても、定例会で新しい情報を得ることもあるので止められない。

定例会が必要なのは悪い組織だとドラッカーは言う。しかしメンバーは情報共有がないと不満を言う。そういいながら定例会にパソコン持参でメールを見ている人もいる。

最近興味があるのは、ファシリテーション。

そこでファシリテーションの本で仕入れたネタで、定例会の工夫をした。

1) 二人づつペアになってもらう。できるだけいつも話しをあまりしない人と。
2) 用紙を配布する。用紙には次のように印刷してある。
名前、インタビュアー
1. 現在やっている仕事は何ですか?
2. 今月の予定を教えてください。
3. 問題点、共有すべき事項があれば教えてください。
3) ペアの相手に、インタビューをして、この用紙に相手の現在の業務、今月の予定、問題点をインタビューして書き出すのだ。20分ぐらいかけた。
4) 発表する。相手のことを発表するのだ。

お互いにインタビューするのは楽しく、盛り上がった。またお互いに聞くことで、人の話を聞くようになった。しかも、インタビューされて整理されてから発表するからか、最初20分もインタビューに時間を使ったのに、全体の時間はいつもの半分ですんだ。

議事録は、この用紙を集めて、ファイルしておしまい。

これは良いかも。