定例会は必要か : 発想する代表社員宣言

（2020年1月13日改定）

定例会は必要かとメンバーが悩んでいます。僕も悩んでいます。
慣例で惰性で実施しているならば不要でしょう。

情報共有のために必要だという人がいますが、本当に情報共有の役に立っているか考えてみたい。メールや社内ブログでまかなえないかどうか。

与えられる情報共有は身につかないともいいます。必要な情報は自ら考え、取りにいくべきものなのです。主体者意識を持てるような情報共有会議は意味があるでしょう。それには工夫が必要です。単なる報告ではなく、意見を聞きだす、考えさせる方法を考えなければなりません。

リーダーの情報収集のために、メンバーの貴重な時間を浪費するのはよくありません。リーダーが情報収集したいためにやるならば、リーダーがメンバーに個別にインタビューすればいいのです。会議の場だけでなく、日常の会話や、食事時の会話、飲み会での会話などインフォーマルな場も情報収集の宝庫です。

会議は目的を持って、事前にデータを集め、整理し、資料にし、議論し、決定し、行動するためにやるべきだといいます。

定例会などムダ！と乱暴に切り捨てるのも、本末転倒。定例会も目的を持って、準備して、全員参加でやることで生きてくるでしょう。

ファシリテーションを学んで、ここにも何度も書いていますが、効果的な会議のスタイルをあらためて整理してみました。facilitationという語は、物事を容易にする、円滑にする、促進するという意味だそうです。

●ファシリテーション
http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/facilitation.html

効果的な会議のための7つの手順
１）アジェンダをつくる
・アジェンダには、各項目ごとに、期待する成果、割り当て時間を明確にします
・事前に配ると参加者は予測がつき、当日メンバーで議論して決めれば参画意識がたかまります
・アジェンダは会議当日は書き出して常に見えるようにしましょう
・タイムキーパー（後述）を決めて、割り当て時間キープで進めると効果的です
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２）目的、目標、期待する成果を明確にする
・会議の目的、目標、期待する成果や結論を明確にしてから会議を進めましょう
・会議のフォーカス（議論の範囲）も明確にしましょう
・これらも書き出して常に見えるようにしておくと効果的です
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３）役割を決める
・ファシリテーター：司会進行は、ファシリテーターがやります。通常は会議主催者がファシリテーターをします。ファシリテーターはファシリテーターの手法を学び、中立的な立場で、会議進行、整理をします
・タイムキーパー：アジェンダどおり時間が進むように時間のチェックをして、残り時間を宣言します。ファシリテーター以外の人を任命します
・書記：会議議事録を作る専任者です。議事録を会議の中で書いておくと、ブレがなく、会議後に即座に共有できるので良いです。会議での発言がまだできない新人などに専任で頼むと、本人の勉強にもなります
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４）意思決定の方法と意志決定者を明確にする
・意思決定をどのようにおこなうのかあらかじめ確認をしましょう。
・意志決定者が会議に参加していて、意見を参考に決める
・全員で協議して選択肢を考え、その中から意志決定者が決める（協議）
・下される決定に対して全員が意見をだし、どんな結論に達しても合意事項を妨害しないことに合意するという形での意思決定で決める（コンセンサス)
・多数決で決める
・その場で意思決定が必要な場合は、意志決定者には必ず出席を求めます
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５）パーキングロットをつくる
・脱線した話題、本筋を離れた議論を棚上げにする場所をつくっておきます。
・ファシリテーターは専用の模造紙などを用意してそこに記述して棚上げにして「あとで検討します」と言って、議論を本題に戻します。
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６）基本ルールを確認する
・円滑に全員参加で会議をするためのルールをファシリテーターはあらかじめ用意して、全員の合意を得て確認をします
・強制をするのではなく、反対投票「反対の人はいますか？」で合意を得ます
例：
他人の発言をさえぎらない
携帯電話はマナーモードにしよう
他人の意見を非難、批判する発言はやめよう
役職や立場を出した発言はやめよう
私語はつつしもう
・基本的なことですが、はっきりと打ち出して明確にすることで全員が会議に集中して参画するようになります。ファシリテーターはルール違反者を黙認してはいけません。うまく注意するそうです。
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７）会議の終わりに時間をとって振り返りをする
・会議の良かったところ（プラス項目）を皆で話しましょう
・次回あらためるべき点（デルタ項目）を共有しましょう
・マイナス点や不満はのべずに前向きな振り返りをするのがポイントです

参考資料